El equipo de Recursos Humanos tiene una gran responsabilidad en la organización. Una de sus funciones se refiere a la captación del talento con el perfil idóneo. Una de las estrategias es el Onboarding. Veamos qué es.
Quienes están incorporados al campo laboral saben lo que se experimenta los primeros días de este proceso. Se llega al puesto de trabajo con ansiedad y expectativas sobre la función, los jefes, los compañeros, el ambiente…
Para facilitar la incorporación de nuevos talentos a la organización, desde recursos humanos se planifica el recibimiento que se les dará para que sea cálido y grato de manera que se sientan cómodos y bien recibidos.
Mas allá de que se sienta bien recibido en la organización, es lograr que el talento nuevo pueda integrarse efectivamente desarrollando las habilidades correspondientes al cargo que ocupa en la empresa.
En otras palabras, el nuevo empleado debe percibir que eligió asertivamente la empresa por el bienestar experimentado durante el proceso de incorporación y el acompañamiento recibido.
Contenido:
◉ Pasos del Proceso de Onboarding
El proceso de Onboarding debe ser planificado cuidadosamente sin perder de vista el objetivo: familiarizar y comprometer al nuevo talento con la organización y sus valores.
Para ello se diseñará un plan completo dosificando la información al nuevo ingreso y tomando en consideración las diferentes etapas del mismo de tal forma que sea la orientación y guía precisa.
- Concertar las expectativas del departamento al que se incorporará el nuevo ingreso con la de los encargados de implementar el proceso de Onboarding.
- Realizar el pre-abordaje, es decir, recabar todos los documentos que el candidato debe consignar a la organización.
- Incorporar al nuevo integrante del equipo para que participe de las actividades del equipo ejecutivo.
- Vivenciar los valores de la organización. Es mucho más efectivo aprender los valores por modelaje que a través de una exposición.
- Conferirle suficiente poder a los empleados para que el nuevo ingreso tenga una buena imagen de la organización.
- Darle autonomía al nuevo talento sobre su proceso de Onboarding, sin descuidar el acompañamiento oportuno.
- Realizar una retroalimentación permanente para detectar y corregir algún error que afecte a la organización.
- Digitalizar los procesos y promover el intercambio. De esta forma se motiva el compromiso de todos en la empresa.
- Aplicar encuestas de seguimiento desde la incorporación del candidato hasta su ingreso definitivo a la empresa que permitan recolectar información de todos los aspectos, tanto negativos como positivos del proceso de Onboarding.
Siguiendo estos pasos se garantizará que el ingreso del nuevo integrante del equipo sea agradable, además de asegurar una mayor retención del talento.
◉ Metas del Proceso
El Onboarding es un proceso que culminará cuando el candidato demuestre haber adquirido el conocimiento de sus funciones y cumpla las metas a los plazos mensuales establecidos. Las metas son las descritas a continuación:
30 Días:
- Conocer las herramientas que debe utilizar en su desarrollo
- Compartir con agrado los valores de la organización
- Adquirir un profundo conocimiento sobre el producto o bien
- Culminar un pequeño proyecto que se haya trazado para desarrollarlo durante estos primeros 30 días.
60 Días:
- Cumplir un proyecto o meta cuyo plazo haya sido 60 días
- Prestar apoyo a otros compañeros, aunque laboren en un área diferente a la suya
- Incluir las reuniones semanales en su rutina
- Tener la capacidad de medir los resultados de las metas por cumplir. Para ello se puede apoyar en un programa de talento humano.
90 Días:
- Haber realizado un proyecto propio exponerlo en su área de trabajo
- Asumir compromisos de mayor complejidad y casos de estudio manejados en la organización
- Demostrar habilidad para resolución de conflictos en su área de trabajo.
◉ Beneficios del Onboarding
El proceso del Onboarding reporta, además de alcanzar la captación de nuevos talentos a la organización de una manera eficiente y proactiva, los siguientes beneficios:
◉ ¿Cuál es la Diferencia entre los Procesos de Inducción y el Onboarding?
En muchos casos se tiende a confundir estos dos procesos que, si bien se relacionan con la incorporación de nuevos talentos a la organización, presentan diferencias claras.
El principal elemento que los diferencia es que, en la inducción el candidato recibe toda la información de la empresa, (normas, valores, funciones, entre otras).
El proceso de Onboarding es interactivo y de mayor duración, (por lo general de 60 a 90 días). Además de información, el nuevo ingreso recibe acompañamiento y es partícipe del mismo.
Por su parte, el proceso de Onboarding es continuo para apoyar al aspirante en su integración exitosa en la empresa y en el ajuste a esta nueva experiencia laboral.
La Inducción busca cubrir los requisitos establecidos en las leyes y normativas.
El Onboarding propicia que las contrataciones se ajusten a las características sociales y de desempeño de los nuevos trabajadores.
◉ Primer Día del Nuevo Empleado en la Empresa
Una vez abordados los aspectos relacionados al proceso del Onboarding, es recomendable plantearse la agenda para el primer día del nuevo empleado en la empresa.
La idea es que el trabajador libere la ansiedad propia del que inicia una nueva experiencia laboral, que se sienta cómodo, confiado y estimulado a integrarse en el equipo.
A continuación, dejamos un ejemplo de la distribución del tiempo:
- 8:00 am. Momento de verificar que todo lo necesario para el nuevo empleado está en su lugar. Igualmente, se le informará al resto del equipo de trabajo sobre la incorporación de un nuevo miembro.
- 9:00 am. Presentación de bienvenida al nuevo trabajador. Puede incluirse alguna información precisa que considere sobre la jornada.
- 10:00 am. Recorrido por la empresa y presentación de sus compañeros de labores. Finalizado este se puede ofrecer un refrigerio compartido con el equipo para ofrecer la oportunidad de socializar.
- 11:30 am. Suministrar al nuevo trabajador toda la información relativa a la empresa como su visión, misión, valores de la organización, entre otras. En este momento debe estar presente algún directivo acompañando al equipo de Recursos Humanos.
- 12:45 pm. El nuevo empleado debe recibir la información específica de sus funciones, le será presentado su supervisor inmediato, que se recomienda esté presente, así como algún compañero de labores.
- 2:00 pm. Almuerzo compartido con sus compañeros para propiciar la interacción y el conocimiento mutuo.
- 3:00 pm. Recuento de toda la jornada y conocer las impresiones del nuevo trabajador.
- 4:00 pm. La media hora que resta será destinada a que el nuevo ingreso revise su puesto de trabajo para verificar que cuenta con todo lo que necesita en el desarrollo de sus funciones.
Esta es una forma de brindar al nuevo trabajador seguridad y confianza para incorporarse con buen pie al cumplimiento de las responsabilidades que asumirá en la organización.
◉ Seguimiento y Evaluación Permanente
El seguimiento y la evaluación continua son elementos esenciales durante todo el proceso del Onboarding. Permiten evidenciar el cumplimiento de metas y objetivos, así como reorientar estrategias para enmendar cualquier error.
El primer mes de haberse incorporado el trabajador debe recolectarse información sobre cómo ha sido este proceso y qué impresiones del mismo. Con este fin puede aplicarse una encuesta que contemple los siguientes aspectos:
Una vez recolectada esta información es el momento de analizar los datos y tomar todas las medidas pertinentes.