Los proyectos juegan un papel cada vez más importante en el mundo empresarial actual, y la forma en que una organización gestiona sus proyectos sigue siendo un factor crítico de éxito. Sin embargo, los medios informan rutinariamente historias de proyectos que fracasan o tienen un rendimiento inferior, en el sentido de que se entregan tarde, por encima del presupuesto o con un alcance reducido. Ejemplos recientes destacados son el desarrollo de Windows Vista, la construcción del estadio Wembley de Londres, el desarrollo del Airbus 380 y el 787 Dreamliner de Boeing.
Aunque estos casos son coloridos, no son anormales. Nuestro estudio reciente de una gran muestra de proyectos públicos y privados muestra que, a pesar del aumento en el conocimiento, la experiencia y el uso de herramientas y técnicas de gestión de proyectos, muchos proyectos aún tienen un rendimiento inferior.
Esta tendencia general de los proyectos a exagerar y entregar poco se llama Falacia de planificación (Kahneman y Tversky, 1979).
◉ Cómo Evitar la Falacia de Planificación y Desarrollar Cronogramas de Proyectos más Realistas
Cuando se trata de cronogramas de proyectos, algunos plazos son más optimistas que otros, y eso puede llevar a grandes problemas más adelante. Aquellos que tienen dificultades para estimar duraciones razonables podrían proporcionar más del «mejor caso» frente a lo que representa una evaluación más práctica.
Entonces, ¿por qué ocurre este fenómeno y cómo pueden los gerentes de proyecto desarrollar cronogramas más realistas?
Primero, analicemos el concepto de Falacia de Planificación:
Es una tendencia a subestimar cuánto tiempo se requiere para completar una tarea, que, al acumularse durante una cantidad de tiempo con otras tareas mal planificadas, puede conducir a un cronograma de proyecto poco realista.
◉ ¿Cuáles son las Causas Profundas de la Falacia de Planificación?
Hay 4 razones principales por las cuales las personas subestiman los tiempos de finalización de sus tareas:
➤ 1. Sesgo de optimismo grupal
Cuando un grupo revisa un desafío, ¿aprende el grupo de esa experiencia? A menudo no. Es más probable que el grupo mantenga predicciones de tiempo optimistas, sin saberlo o inconscientemente. Estos sesgos cognitivos impactan las predicciones de finalización de tareas con predicciones demasiado optimistas.
➤ 2. Planificación hacia atrás
Lo que queremos decir, es que, un proyecto estimado hacia atrás desde la fecha de finalización prevista en el cronograma podría tener un efecto adverso en la duración. En lugar de una duración realista asociada con cada tarea, la duración se acorta para acomodar el horario general. Como resultado, pueden sufrir muchos otros elementos, incluidos el alcance, el costo y la calidad.
➤ 3. Promesa excesiva
A menudo, los gerentes de proyectos y otros miembros del equipo tienen la sensación de que nadie comprende la línea de tiempo del proyecto mejor que ellos mismos. Entonces, por ejemplo, cuando un extraño al proyecto es escéptico del cronograma propuesto, puede permitir que sus egos se hagan cargo, viendo este escepticismo como un desafío a su credibilidad. La consecuencia involuntaria de esta acción es un cronograma altamente agresivo con numerosas duraciones más cortas que el equipo ahora debe acomodar.
➤ 4. Falta de información completa del equipo
A veces, la voz más dominante en la sala para planificar discusiones pertenece a una persona de alto nivel que tiene poco interés en obtener información sobre el cronograma del proyecto de una variedad de miembros del equipo. Este individuo rara vez considerará todos los elementos del cronograma y se bloqueará principalmente en una fecha u objetivo particular que debe alcanzarse a toda costa. Desafortunadamente, la visión optimista de esa persona sobre el horario, a menudo resulta en problemas de gestión del tiempo.
◉ Cómo Realinearse después de la Falacia de Planificación
La buena noticia es que los procedimientos correctivos pueden volver a alinear el proyecto si se toman algunos pasos importantes:
➤ 1. Recopilar información de datos externos, no de voces internas exclusivamente.
El cronograma generalmente estará mejor servido con una perspectiva más práctica e imparcial si se incluyen datos externos de tareas o proyectos similares. ¿Cómo se comparan los plazos y resultados de esos proyectos anteriores con el cronograma del proyecto actual? Confiar únicamente en las predicciones intuitivas de los participantes actuales del proyecto puede ser demasiado aislante. Elimine esta variable y use proyectos comparables como una verdadera fuente de validación.
➤ 2. Planifique lo no planificado desde el principio
A menudo escuchamos sobre reuniones post-mortem, en las que el equipo revisa un proyecto completo para analizar qué salió mal y qué podría haberse mejorado. Si bien todavía hay un lugar para que ocurra esa discusión, considere mover esa conversación al principio. Comience por imaginar un resultado en el que el proyecto se haya descarrilado o completado más allá de la línea de tiempo proyectada.
- ¿Qué salió mal?
- ¿Hubo ciertos elementos que el equipo había sido demasiado optimista sobre la entrega en una fecha en particular?
- ¿Hubo elementos que estaban fuera del control directo del equipo que nadie tuvo en cuenta?
El objetivo de este tipo de reunión es lograr que todo el equipo piense en los riesgos ocultos en el cronograma del proyecto, dadas sus experiencias pasadas, y haga los ajustes adecuados en el cronograma ahora para permitir situaciones en las que estas variables puedan presentarse.
➤ 3. Designe a un tercero para que dirija las sesiones de planificación
El hecho es que, por más que lo intente, es muy difícil para un equipo crear un cronograma de proyectos en el vacío sin el beneficio de una perspectiva externa. Por lo tanto, además del uso de datos externos de proyectos similares, también sugerimos utilizar un tercero para facilitar las sesiones de planificación.
Llamamos a esto el «Desafío del entrenador», para tomar prestado un concepto de la National Football League. Al igual que un entrenador arrojará una bandera de desafío al campo cuando no esté de acuerdo con la llamada de un árbitro, el facilitador tercero puede lanzar un desafío a cualquier decisión tomada por el grupo que no tenga sentido o conlleve un nivel de riesgo innecesario que no ha sido discutido a fondo.
Ya sea que la resolución del desafío sea mantener el rumbo o revisar en consecuencia según el pensamiento del facilitador, el punto es que el Desafío del entrenador ralentiza el proceso de manera constructiva en un punto clave en el tiempo. Le permite al equipo enfocarse en cómo llegó a su decisión y si ha tenido suficientemente en cuenta las áreas de riesgo que podrían influir en el cronograma.
◉ Gestionar el Riesgo y Evitar la Falacia de Planificación con un análisis exhaustivo de los Cronogramas del proyecto
Siempre se espera que los datos ayuden a las personas a evitar riesgos. En términos generales, con el análisis de riesgos, cuantos más datos estén al alcance de la mano, mejor será el análisis. Una de las mejores herramientas es NetRisk ™ , un módulo para NetPoint® , que permite realizar análisis de riesgos cualitativos y cuantitativos.
El sistema proporciona una integración inherente con el proceso de planificación, capacidades mejoradas de modelado de horarios y funcionalidad de costos. NetRisk ™ proporciona una estrategia para identificar y controlar el riesgo del proyecto o programa, y permite a los profesionales llevar la gestión del riesgo al futuro de la planificación del proyecto.
NetRisk ™ puede obtener y mantener su proyecto alineado con un cronograma realista en cada paso del camino. Sin duda alguna te podrá ayudar a mitigar la falacia de planificación.
◉ Formas de Superar la Falacia de Planificación
Todos lo hemos hecho; miramos nuestra lista de tareas y nos dimos cuenta de que tenemos mucho que hacer y no tenemos suficiente tiempo.
La falacia de planificación es donde nuestras predicciones sobre cuánto tiempo se necesitará para completar una tarea futura muestran un sesgo de optimismo y subestiman el tiempo necesario.
◉ ¿Planeando Fallar?
Cuando se trata del lugar de trabajo, la mayoría de los asesores financieros tampoco son realistas acerca de cuánto tiempo tomará completar un proyecto dado, ya sea que, esté completando la documentación necesaria para reequilibrar una cartera de inversiones o desarrollando un plan de marketing para la práctica.
Este sesgo cognitivo se ve exacerbado por la propensión del conocimiento que los trabajadores tienen a ver todo como urgente. «Tener demasiadas prioridades número uno muestra la falacia de planificación en el trabajo y hace que la idea de una prioridad máxima no tenga sentido».
Por lo general, se pierden los plazos del proyecto o se compromete la calidad. “La falacia de planificación conduce a una pobre priorización de la productividad personal. Terminas haciendo concesiones para completar el proyecto, generalmente perdiendo el nivel de calidad”.
◉ Superar nuestro propio optimismo
Entonces, ¿cuál es la solución?
Evitar esta trampa requiere que seas un poco astuto contigo mismo. «Necesitamos diseñar nuestro plan de trabajo para superar nuestras propias debilidades naturales».
Una solución simple es asegurarse de agregar tiempo extra a su estimación de lo que puede hacer en un día, o cuánto tiempo llevará un proyecto en particular. «Al pensar en un proyecto, debe agregar el 30 % o un factor significativo como ese para tener en cuenta el tiempo extra o el dinero que realmente se necesita para completarlo», sugiere Williams.
◉ Conquistando la Falacia de Planificación
Para ayudarlo a superar los trucos que su mente le hace cuando se trata de planificar, aquí hay algunos consejos útiles:
- Tome la perspectiva de un extraño: esto lo ayudará a eliminar la tendencia natural que todos tenemos de pensar que somos capaces de hacer algo mucho más rápido y eficientemente que un compañero de trabajo.
- Haga un pre-mortem en la tarea: imagine que el proyecto se completó, pero salió terriblemente. Haga que todos digan qué «salió mal», para que pueda evitar posibles errores.
- Consulte con una persona de confianza: consulte a alguien que pueda proporcionar una visión objetiva sobre cuánto tiempo llevará un proyecto o cuánto costará.
- Verificación de hechos con puntos de referencia: revisar su plan de tiempo con un proyecto anterior o puntos de referencia establecidos le permite basar su estimación de tiempo en experiencias pasadas reales.
- Tenga en cuenta las diferentes circunstancias: las innovaciones, como un nuevo sistema de TI pueden mejorar su productividad, pero aún requieren tiempo para su adopción e integración en los sistemas existentes.